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Systemverbesserung in der Zulassungsstelle

Innovation zugunsten der Bürger!

Bereits seit Längerem setzt der Landkreis Wesermarsch in der Zulassungsstelle Brake ein innovatives Aufrufsystem ein. Seit kurzem läuft ein solches System auch in der Zulassungsstelle Nordenham. Das System automatisiert die Besuchersteuerung nach vorher konfigurierten Parametern.

Dank des Systems ist es unter anderem möglich, dass Bürger ein Ticket buchen und zum vereinbarten Terminen direkt und ohne Wartezeit an den Schalter kommen. Diese Termine werden vorab über die Internetseite des Landkreises Wesermarsch vergeben. In diesem Fall wird vorher neben dem Termin auch eine Liste aller erforderlichen Unterlagen kommuniziert. „Die Dienstleistungen werden dadurch für den Bürger planbarer, schneller und berechenbar und auch für die Verwaltung planbar und steuerbar. Die Erfolgsquote steigt, da alle Unterlagen vorher benannt werden“, ist Horst Stolz, Fachdienstleiter Verkehr, glücklich über das innovative System, welches sich in Brake bereits bewährt hat.

 

Zudem werden Bürger ohne vorherigen Termin intelligent vom System an die Schalter geleitet. Das System fragt den Bürger beim ersten Kontakt, welche Dienstleistung er in Anspruch nehmen möchte, und berechnet nach bekannter Dauer der Dienstleistung den besten Zeitpunkt für einen Aufruf zum Schalter. Schnelle Dienstleistungen werden vorgezogen und längere Wartezeiten zugleich vermieden.

Und: Das System bietet den Service, live Wartezeiten auf die Smartphones der Kunden zu bringen, so dass ein Kunde in Ruhe gegebenenfalls noch einer anderen Tätigkeit während der Wartezeit nachgehen kann.

Ein weiterer Vorzug des Systems: „Auf Basis der Idee eines Bürgers nennen wir bereits beim Lösen der Wartemarke alle erforderlichen Unterlagen auf dem Ticket in Listenform, so dass die Chance besteht, bei vergessenen Unterlagen unnötige Wartezeiten zu vermeiden“, benennt Erwin Schröttke, stellvertretender Fachdienstleiter Verkehr, einen weiteren Bürgerservice.

Schröttke weiter: „Die positiven Erfahrungen in Brake machen deutlich, dass die Kundenzufriedenheit gestiegen ist, weil der Service deutlich verbessert wurde. Wer nicht will, muss nicht mehr warten, sondern vereinbart einfach einen Termin. Das erwarten wir jetzt auch in Nordenham.“
Fachdienstleiter Horst Stolz nennt noch einen weiteren positiven Effekt des Systems: „Uns ist auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgefallen, die ich gern benenne: Durch das System sinken die Zahl der Wartenden und die Wartezeiten, so dass die Arbeitsatmosphäre insgesamt freundlicher und weniger stressig geworden ist. Die Bürger werden gleichmäßig gesteuert an die Mitarbeiter organisiert, Arbeitsspitzen und Stresssituationen vermieden und ausgeglichen.“ Der einzelne Mitarbeiter weiß zudem aufgrund der Software, wie lange der nächste Kunde bereits gewartet hat, und was er für Dienstleistungserwartungen hat.

Innovationen wie die aktuelle Systemverbesserung in der Zulassungsstelle sind derweil ein gutes Beispiel für die Ausrichtung des Landkreises Wesermarsch: „Wir orientieren uns an den alltäglichen Arbeitsabläufen und werten dabei sämtliche Erfahrungen – positive wie negative – aus. Das Ziel ist das Erreichen einer bestmöglichen Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit“, betont Martin Bolte, Pressesprecher des Landkreises Wesermarsch. Das neue System ist zudem nicht die einzige Neuerung der Zulassungsstelle: „Soeben wurde ein Flyer entwickelt, der in Kürze bei ausgewählten Autohäusern – insbesondere kleineren – und Versicherungsagenturen in der Wesermarsch ausliegen wird“, so Bolte weiter. Darüber hinauch steht der Flyer auch nachfolgend aus Download bereit. Mithilfe dieses Flyers sollen die Bürger zusätzlich darauf aufmerksam gemacht werden, was bei einer Kfz-Anmeldung zu beachten ist und welche Möglichkeiten der Terminvereinbarung es gibt.


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